Jak skutecznie zarządzać swoim przełożonym?

W pewnym momencie kariery zawodowej dzieje się coś bardzo ciekawego.

Przestajesz być tylko osobą, która realizuje zadania. Masz swój zespół, odpowiadasz za wyniki, podejmujesz decyzje. I nagle okazuje się, że największy wpływ na to, czy Twoja praca ma sens, nie zawsze mają ludzie, którzy pracują “pod Tobą”… tylko człowiek “nad Tobą”.

I wtedy pojawia się temat, o którym mało kto mówi wprost: jak zarządzać swoim przełożonym? Nie w znaczeniu manipulacji. Nie w znaczeniu „rozgrywek politycznych”.

Chodzi o coś dużo bardziej praktycznego – o to, jak sprawić, żeby decyzje podejmowane wyżej były lepsze, a Ty realnie miał wpływ na kierunek działań.

Bo prawda jest taka, że większość problemów managerskich nie zaczyna się w zespole. Zaczyna się wyżej.

Problem, którego nikt nie nazywa…

W organizacjach widzę dwa skrajne podejścia.

Pierwsze – ciągła walka.
Lider na średnim szczeblu próbuje udowadniać, że wie lepiej. Każda decyzja przełożonego jest analizowana pod kątem błędów.

Drugie – pełna uległość.
„Szef tak zdecydował, więc tak robimy”.

Oba kończą się dokładnie tak samo – brakiem wpływu

Bo zarządzanie w górę nie polega ani na podważaniu decyzji, ani na ich bezrefleksyjnym wykonywaniu. Polega na tym, żeby być częścią procesu decyzyjnego. I to jest subtelna, ale ogromna różnica.

Przełożony nie widzi tego, co Ty…

To trzeba sobie powiedzieć jasno. Twój przełożony nie zna wszystkich szczegółów. Nie dlatego, że jest słabszy albo mniej kompetentny. Po prostu działa na innym poziomie systemu.

Ty widzisz operacje. On widzi wiele równoległych tematów. Dlatego najgorsze, co może zrobić lider, to założyć:

„On na pewno o tym wie”.

Nie wie…

I to jest moment, w którym zaczyna się Twoja rola.

Zarządzanie przełożonym to zarządzanie kontekstem

Nie chodzi o to, żeby dostarczać więcej informacji. Chodzi o to, żeby dostarczać właściwe informacje. W praktyce to wygląda bardzo prosto. Nie mówisz:

„To nie zadziała”.

Mówisz:

„Jeśli pójdziemy w tym kierunku, mamy trzy konsekwencje: kosztową, czasową i operacyjną. Widzę też alternatywę”.

Brzmi banalnie, ale w realnym życiu to ogromna zmiana. Bo przełożeni nie potrzebują krytyki. Potrzebują klarowności.

Najczęstszy błąd liderów

Za późno podnoszą ryzyko. W realizowanych projektach z różnych obszarów widzę to regularnie.

Zespół widzi problem wcześniej. Lider liczy, że „może się ułoży”. Temat trafia wyżej dopiero wtedy, kiedy staje się problemem. A wtedy przełożony słyszy:

„Mamy kłopot”.

I jego naturalna reakcja brzmi:

„Dlaczego słyszę o tym dopiero teraz?”

Zaufanie do zespołu, do ludzi, do Ciebie – spada bardzo szybko.

Przykład z życia

W jednym z projektów technicznie wszystko wyglądało dobrze. Harmonogram spięty, decyzje formalne w toku. Problem był mały – drobna kolizja, która mogła urosnąć w coś większego.

Można było poczekać i zobaczyć, co się stanie.

Zamiast tego poszedłem do przełożonego z trzema scenariuszami:

nie robimy nic, czekamy – ryzyko rośnie,
robimy małą korektę teraz,
robimy dużą zmianę później.

Decyzja zajęła kilka minut. Nie dlatego, że argument był genialny. Po prostu ktoś wcześniej uporządkował sytuację. I to jest cała istota zarządzania w górę.

Co się dzieje, kiedy tego nie robisz

Pojawia się frustracja. Masz poczucie, że decyzje są oderwane od rzeczywistości. Zaczynasz narzekać na „górę”. Czujesz, że nikt Cię nie słucha. Problem w tym, że bardzo często to nie brak słuchania jest problemem. Problemem jest sposób, w jaki komunikujemy rzeczy ważne.

Jedna rzecz, która zmienia wszystko

Przestań traktować przełożonego jako osobę, którą trzeba przekonać. Zacznij traktować go jak partnera do podjęcia decyzji. To zmienia ton rozmowy. Nie walczysz o rację. Pomagasz podjąć dobrą decyzję.

Kilka praktycznych zasad:

Nie przychodź z problemem bez propozycji rozwiązania – niby oczywiste, ale w praktyce bardzo rzadko stosowane,
Mów wcześniej, niż wtedy gdy czujesz się komfortowo,
Jeśli temat jest ważny – przygotuj scenariusze rozwiązania – A, B a czasami nawet C…
Nie walcz o każdą decyzję, nie każda bitwa jest Twoja – wybieraj te właściwe!
Pamiętaj, że Twój przełożony też działa pod presją…

Na koniec

Najlepsi liderzy, których spotkałem, mieli jedną wspólną cechę. Potrafili jednocześnie być lojalni i niezależni w myśleniu. Nie byli „yes-manami”. Nie byli też wiecznymi krytykami. Byli ludźmi, przy których przełożeni podejmowali lepsze decyzje.

I właśnie tym, moim zdaniem, jest skuteczne zarządzanie swoim przełożonym.